Op tijd en conform afspraken factureren is een goede manier om indruk te maken op klanten. Elke klantinteractie is namelijk een weerspiegeling van hoe u zaken doet, dus maak daar goed gebruik van!
Wat moet je doen?
Voorkom verrassingen: zorg ervoor dat uw klanten van tevoren weten wanneer een factuur wordt verzonden. Formuleer duidelijk wat de kosten zijn en specificeer deze vervolgens om verwarring te voorkomen. Uw zakelijke factuur moet overeenkomen met uw oorspronkelijke schatting en afspraak. Als het factuurtotaal de schattingen of het overeengekomen bedrag overschrijdt, of als er nieuwe kosten zijn, leg dan het verschil uit aan klanten voordat u de factuur verstuurt
Zorg ervoor dat de datum klopt: de datum van de factuur moet direct na uw bedrijfslogo en contactgegevens zichtbaar zijn. De datum moet prominent aanwezig zijn, zodat klanten weten wanneer de betaling verschuldigd is. Zorg er ook voor dat datums voor voltooiing van werk of levering deel uitmaken van de factuurbeschrijving
Opvolging van facturen is cruciaal: Als je niets van je klant hebt gehoord na het versturen van een factuur, stuur dan betalingsherinneringen. Soms kunnen facturen zoek raken of in spamfolders terechtkomen. Zodra je weet dat een klant een factuur heeft ontvangen, begint u met het bijhouden van de dagen en weken tot de vervaldatum van uw betaling, die duidelijk op de factuur moet worden vermeld (15 dagen, 30 dagen, enz.) Een duidelijke betalingstermijn met een deadline is essentieel omdat het een basis geeft voor opvolging in geval van wanbetaling. Als de verwachte betalingsdatum niet duidelijk vermeld is, dan kunnen klanten de factuur gemakkelijk onderaan de rekeningenstapel leggen. Wanneer de vervaldatum is aangebroken en er geen betaling is ontvangen, verzend dan de factuur opnieuw. Factureringssoftware voor kleine bedrijven kan helpen door herinneringsmails te automatisch te verzenden
Wat moet je niet doen?
Wees niet verlegen: om een betaling vragen kan ongemakkelijk voelen, vooral als u net begint met zakendoen. Wanneer u op een zelfverzekerde manier de factuur uitlegt en deelt met de klant, dan laat je klanten zien dat je je eigen werk waardeert en gelooft in de producten en diensten die je geleverd hebt
Niet uitstellen: factureer niet te vroeg, dat wil zeggen voordat een afgesproken mijlpaal is bereikt, het project is voltooid of het product is opgeleverd – of te laat – weken of maanden nadat u klaar bent met werken. Klanten moeten facturen ontvangen terwijl het product of dienst nog vers in het geheugen zit, zodat de factuur geen ongewenste verrassing is. Snel factureren getuigt van professionaliteit en vertrouwen en geeft de boodschap af dat u ook stipte betalingen verwacht.